Aide en ligne

1 – Vos identifiants de connexion
Deux informations sont nécessaires pour vous connecter sur le site :

  • Votre adresse e-mail
  • Votre mot de passe

L'administrateur du site (il s'agit généralement de la personne de votre société qui est à l'origine de l'ouverture des accès online) dispose de la possibilité de déclarer de nouveaux utilisateurs.

Vous devez vous adresser à cet administrateur pour demander votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

2 – Navigation
L'interface du site est constituée de plusieurs zones qui ont chacune leur propre fonction:

  • Le moteur de recherche:
    Il est constitué d'un champ de saisie de recherche par mot-clé, d'une liste de recherche par fabricant, d'une liste de recherche par disponibilité. Vous avez aussi la possibilité de filtrer votre recherche sur les promotions en cours et sur les articles en stock sur notre plateforme (J+1).
  • La zone Mon Compte:
    Elle vous donne acc ès aux principales fonctions du site: Gestion de votre profil, Historique de vos commandes, Commande Express, listes de favoris, approbation de commande, historique, modification de votre compte.
    Pour les Administrateurs : Gestion des utilisateurs, des circuits de validation, des demandes d’achat.
  • La zone Panier : Elle vous indique le nombre d’articles dans votre panier et vous permet d’accéder au détail. Le panier est persistant, ce qui signifie qu’il est mémorisé d’une session à l’autre. Par contre, celui-ci à une période de validité de 30 jours. Si, au cours des 30 jours, vous ne mettez pas à jour ou validez votre panier, celui-ci est automatiquement vidé.
  • Le bandeau de gauche, qui contient les informations et les champs de navigation dans le catalogue. Il est constitué d'une zone de navigation par famille du catalogue.
  • La zone pied de page qui contient les liens vers les contacts et les informations légales.

Ces différentes zones seront toujours présentes lors de votre navigation sur le site.

3 – Le moteur de recherche
A - Rechercher un article
La recherche d'article peut s'effectuer selon différents moyens, qui peuvent être combinés entre eux:

  • La recherche par mot-clé
  • La recherche par fabricant
  • La recherche par disponibilité
  • La navigation dans les familles de produits

Lorsque vous lancez une recherche sur le site, le moteur de recherche vous propose directement les articles qui correspondent à votre recherche, et met à jour les critères de recherche disponibles pour affiner la recherche en fonction des articles trouvés. Derrière chaque valeur disponible pour filtrer la liste d'articles, le site vous indique entre parenthèses le nombre d'articles qui correspondent à cette valeur.

B - Affiner la recherche
Si la liste d'articles ramenés par la recherche est trop importante, vous pouvez à tout moment affiner votre recherche en précisant des critères de recherche supplémentaires dans le bandeau de navigation (situé à gauche de la liste des articles trouvés).
Lors de votre navigation, le site actualise les critères de recherche disponibles pour affiner la recherche en fonction des articles trouvés : de cette manière vous savez à tout moment selon quels axes vous pouvez affiner votre recherche. Par exemple, si vous sélectionnez la famille "équipements de protection", alors seuls les fabricants qui proposent des équipements de protection vous seront proposés. De même, si vous lancez une recherche sur le mot-clé "forêt béton", alors le site ne vous proposera que les familles de produit qui contiennent des forêts béton.

C - Faire une recherche par attributs
Lorsque les résultats de votre recherche apparaissent, le site vous propose de sélectionner les articles affichés selon leurs caractéristiques (puissance pour une perceuse, diamètre de perçage pour un forêt, etc.). La liste des familles du bandeau de navigation à gauche de la liste article disparaît alors pour laisser la place à la liste des attributs des articles : vous pouvez alors choisir pour chaque attribut sur valeur pour laquelle vous souhaitez filtrer la liste des articles.

D - Consulter les articles trouvés
La liste d'articles trouvés lors d'une recherche est organisée par pages pour faciliter la navigation. Vous pouvez passer d'une page à une autre en cliquant sur les numéros de pages qui se trouvent en haut et en bas de la liste d'articles.
Vous pouvez ajuster le nombre d'articles affiché sur chaque page en modifiant la valeur du champ "afficher XX lignes" qui se trouve dans le bandeau en haut de la liste d'articles.
Vous pouvez trier la liste d'articles en choisissant un critère de tri dans le bandeau en haut de la liste d'articles (champ "Trier par").
Un clic sur l'image de l'article ou sur son libellé fait apparaître la fiche article détaillée.

4 – Fiche article

Depuis la liste d'articles trouvés lors d'une recherche, un clic sur l'image de l'article ou sur son libellé fait apparaître la fiche article détaillée. Cette fiche se compose de plusieurs zones distinctes :

  • La photo de l'article
  • La documentation produit : lorsque le produit est associé à des documents (schémas techniques, notice sur la sécurité, etc.), les liens vers ces documents sont affichées sous l'image du produit. En cliquant sur un de ces lien vous ouvrez le document dans une nouvelle fenêtre.
  • Le CODAG : il correspond à notre code article.
  • L'unité de vente : elle indique si l'article est vendu par pièce, litre, kilogramme, mètre carré...
  • Le conditionnement : il indique par combien d'unité de vente il est possible d'acheter l'article. Vous ne pouvez commander qu'un multiple de ce conditionnement. La quantité d'expression du prix : elle indique pour quel nombre de pièces, kilos, litres, etc., est exprimé le prix. Il est en effet possible que le prix de l'article soit exprimé pour une quantité différente du conditionnement (article vendu par 250 pièces avec un tarif aux 1 000 pièces par exemple).
  • La disponibilité : elle est symbolisée par trois icônes, qui indique le niveau de stock de l'article.
  • Les informations article : cette partie de la fiche article vous enseigne sur le nom du fabricant, la référence du fabricant, la description détaillée de l'article, la catégorie dans laquelle cet arLa position dans l'arborescence produit (ou fil d'Ariane) : a tout moment, vous pouvez situer un article dans l'arborescence du catalogue grâce à ce fil d'Ariane. Un clic sur une des familles présentes dans ce fil d'Ariane lance une nouvelle recherche dans le catalogue sur la famille correspondante.

Actions depuis la fiche article

-      Ajouter l'article à votre panier en saisissant une quantité avec les sélecteurs +/- puis en cliquant sur le bouton "ajouter à votre panier".

-      Ajouter l'article au comparateur en cliquant sur le bouton "ajouter au comparateur".

-      Ajouter l’article à la liste de favoris en cours

5 – Panier de commande

A - Ajouter un article au panier
Vous pouvez saisir une quantité puis cliquer sur le bouton "ajouter à votre panier" directement depuis la liste des articles ramenés par une recherche.
Vous pouvez également ajouter un article à votre panier à partir de la fiche détaillée de l'article, en saisissant une quantité puis en cliquant sur le bouton "ajouter à votre panier".
Vous pouvez aussi ajouter un article à votre panier à partir du comparateur d'articles, en saisissant une quantité puis en cliquant sur le bouton "ajouter à votre panier" qui correspond à l'article que vous voulez commander.

Pour accéder à votre panier, vous disposez de l'icône qui symbolise le panier en haut à droite de la page : en cliquant sur cette icône vous accéderez à la liste de produits contenus dans le panier. Grâce aux informations affichées en permanence à droite de l'icône, vous pouvez suivre le nombre de références article contenues dans le panier.

B - Ajouter des articles au panier à partir d'une liste de favoris
Vous avez la possibilité d'ajouter tout ou partie d'une liste de favoris dans votre panier. Pour cela, vous devez vous rendre sur le détail d'une liste de favoris (la liste d'articles), cocher les articles à ajouter puis cliquer sur le bouton "Ajouter à mon panier en cours".

C - Accéder à votre panier
Pour accéder à votre panier, vous disposez de l'icône qui symbolise le panier en haut à droite de la page : en cliquant sur cette icône vous accéderez à la liste de produits contenus dans le panier. Grâce aux informations affichées en permanence à droite de l'icône, vous pouvez suivre le nombre de références article contenues dans le panier.

D - Actions possibles depuis le panier
Plusieurs boutons sont proposés dans le détail du panier :

- Le bouton Mettre à jour le panier lance un recalcul du montant de lignes et du total du panier lorsque la quantité commandée pour un ou plusieurs articles a été modifiée.

Le bouton Convertir en panier favori vous donne accès au formulaire de sauvegarde de votre panier sous la forme d'un nouveau panier favori.

- Le bouton Imprimer le panierlance l'impression papier de votre panier en pdf.

Pour supprimer un article de votre panier, il suffit de cliquer sur le petit symbole situé à droite de chacune des lignes articles.


6 - Le comparateur
Pour accéder au comparateur, cliquez sur le bouton "Comparer les articles" qui apparaît en bas du bandeau de navigation (à gauche de la page) à partir du moment où le comparateur contient au moins deux articles.

A - Retirer un article du comparateur
Le bouton "retirer du comparateur" (qui permet de retirer un article du comparateur) apparaît à plusieurs emplacements : soit dans le comparateur, soit en bas du bandeau de navigation (sur la gauche) lorsque le comparateur contient au moins un article. Le bouton "retirer du comparateur" est également accessible depuis la fiche détaillée de l'article, ou dans la liste des articles trouvés lors d'une recherche.

 B - Vider le comparateur
Il est possible de retirer tous les articles du comparateur en utilisant le bouton "vider le comparateur" qui se trouve au-dessus du tableau de comparaison des articles ou en bas dans le bandeau de navigation (à gauche de la page) lorsque le comparateur contient au moins un article.

7 – Commande express

La commande express est accessible à partir de la section Mon compte / Commande express.
La commande express met à votre disposition deux moyens pour constituer vos paniers à partir d'une liste de références article : vous avez la possibilité de saisir les références et les quantités dans une grille, ou de faire un import de fichier à partir d’un tableur (fichier au format csv, séparateur virgule avec la première ligne qui contient (CODAG et Quantité).

8 - Les listes de favoris

A - Principe de fonctionnement
Les listes de favoris correspondent à des sauvegardes de votre panier courant : en enregistrant votre panier favori, vous avez la possibilité de retrouver à tout moment votre sélection d'articles. La sauvegarde de plusieurs liste de favoris est possible : Notre site vous donne accès à la liste des paniers que vous avez enregistrés, de façon à ce que vous puissiez reprendre celui qui vous intéresse. Il est important de différencier une liste de favoris du panier courant.

B - Créer une liste de favoris
La création d'une liste de favoris se fait depuis votre panier d'achat ou d’une fiche article.

L'enregistrement de votre panier se fait dans la liste de favoris en cours en cliquant sur le bouton "Ajouter au panier favori".  

C - Passer commande des articles d'une liste de favoris
Il n'est pas possible de passer commande des articles d'une liste de favoris directement, le transfert des articles à commander vers le panier courant est nécessaire. Depuis une liste de favoris, sélectionnez les articles que vous souhaitez commander (en cochant la case qui se trouve devant chaque article). Une fois tous les articles sélectionnés, cliquez sur "Ajouter au panier". Après l'ajout des articles dans le panier courant, n'oubliez pas de vérifier les quantités commandées ! L'étape suivante consiste à suivre le processus classique de création d'une commande.

D - Ajouter des articles à une liste de favoris
L'ajout d'articles dans une liste de favoris peut se faire de deux manières :

-      A partir des articles contenus dans le panier courant

-      A partir de la fiche article

E - Imprimer une liste de favoris
Le contenu d'une liste de favoris peut être imprimé sous la forme d'un fichier pdf.

Pour cela, une fois une liste de favoris sélectionnée dans la partie Mon Compte / Mes lisetes de favoris, cliquez sur le bouton "imprimer", cela lancera la création du catalogue au format PDF.

F – Déplacement / Copie d’articles d’une liste de favoris à une autre

Vous avez la possibilité de déplacer/copier des articles d’une liste à une autre liste. Pour cela, il faut sélectionner dans la liste en cours les articles et sélectionner au moyen du menu déroulant choisit (déplacer ou copier) la liste de favoris de destination.

9 - Passer une commande

Une fois votre panier finalisé, vous pouvez passer commande en accédant au détail de votre panier puis en cliquant sur le bouton "passer commande" en pied de panier (ce bouton s'appelle "envoyer la demande" si la commande est soumise à approbation, quand un circuit de validation des commandes a été mis en place).

Le processus d'envoi d'une commande se compose de trois étapes, détaillées ci-dessous. Ce n'est qu'une fois que celles-ci ont été achevées que la commande est enregistrée. Si le processus est interrompu avant la fin de la troisème étape, la commande n'est pas enregistrée : l'envoi de la commande nécessite alors de reprendre le processus en repartant de la première étape.

  • Etape 1 – Validation panier courant
    La première étape consiste à afficher le détail du panier. Pour accéder à ce détail, vous disposez de l'icône qui symbolise le panier en haut à droite de la page. Cliquez sur cette icône pour afficher le détail du panier.
    Au bas de la liste des articles, cliquez sur le bouton "Continuer ma commande"
  • Etape 2 – Création de la commande
    La seconde étape consiste à préciser l'adresse de livraison et les informations complémentaires.
    Le formulaire de saisie contient votre adresse de livraison par défaut si celle-ci a été paramétrée par votre administrateur.
    Si vous choisissez de garder l'adresse par défaut, saisir une nouvelle adresse de livraison ou utiliser une adresse déjà enregistrée dans votre carnet d'adresses.
    Lors de cette première étape vous pouvez spécifier votre numéro de commande, la date de livraison souhaitée, si vous acceptez une livraison partielle ou non, ainsi que vos commentaires (par exemple un numéro de bureau, l'étage, etc.).
    Lorsque votre saisie est terminée, cliquez sur le bouton "continue" en pied de formulaire pour passer à l'étape suivante.
  • Etape 3 – Récapitulatif et validation finale
    Lors de la dernière étape, le système récapitule les données importantes de la commande afin de vous permettre de la valider. Ce n'est qu'une fois cette dernière étape validée que votre commande sera enregistrée.
    Pour valider votre commande, cliquez sur le bouton "Confirmer la commande" qui se trouve en bas de page.

Note : Si vous bénéficiez des fonctions avancées et qu'un circuit d'approbation des commandes a été mis en place, alors votre commande a été mémorisée et envoyée pour validation au premier approbateur à la fin de cette étape.

9 - Circuit de validation et demandes d’achat

Si vous avez le rôle approbateur, vous aurez la responsabilité d'approuver ou de refuser les demandes d'achat émises par les acheteurs, avant que ces demandes ne soient transformées en commandes dans nos plate-formes logistiques pour préparation.

A – Circuits de validation
Lorsque les circuits de validation des commandes sont activés, les commandes passent par une chaîne d'approbation avant de devenir des commandes : on parle alors de demandes d'achat, par oppositions aux commandes qui, elles, ont été transmises à la plate-forme logistique pour traitement.
L'approbation des demandes d'achat est séquentielle : la demande d'achat doit être validée par le premier approbateur, puis par le second, etc.

Création d'un circuit de validation
Accédez à la liste des circuits de validation en allant dans le menu  Mon compte/Circuits de validation. Lorsque vous vous trouvez sur la liste des circuits d'approbation déjà définis, cliquez sur le bouton "Nouveau" en pied de liste pour accéder au formulaire de création. Dans ce formulaire, Renseignez le nom du circuit. Vous pouvez ajouter une description pour le décrire brièvement.

 
Indiquer les approbateurs

Ce n'est qu'une fois que le seuil est créé que vous pouvez désigner les approbateurs. Cliquez sur le bouton "Ajouter un approbateur", et Le site vous propose de sélectionner l'approbateur à ajouter depuis une liste : cliquez sur le nom de l'approbateur à ajouter. Après avoir répété cette opération autant de fois qu'il y a d'approbateurs pour ce seuil, vous pouvez continuer de paramétrer le circuit de validation en saisissant d'autres seuils et en les associant avec des approbateurs.

Affectation du circuit d'approbation à un acheteur
Un circuit de validation ne sera effectif pour les commande d'un acheteur que si ce circuit de validation a été affecté à l'acheteur. L'affectation d'un circuit à un acheteur s'effectue par l'administrateur via le formulaire de modification de l'utilisateur (menu "Administration", sous-menu "Utilisateurs" si vous êtes administrateur). Dans la liste des utilisateurs, cliquez sur le nom de l'acheteur pour accéder au formulaire de modification. En bas de ce formulaire, utilisez le bouton "choisir" du champ "circuit de validation" pour affecter le circuit de validation à l'acheteur. N'oubliez pas de valider votre saisie.

Suppression d'un circuit de validation
Depuis la liste des circuits de validation des demandes, vous pouvez supprimer un circuit en le sélectionnant puis en cliquant sur le bouton "Supprimer".

B - Accéder à la liste des demandes qui attendent mon approbation
Si vous êtes Acheteur ou Administrateur, vous disposez d’un lien Demandes d’achat à valider dans la partie Mon compte.

Un clic sur ce lien fait apparaître la liste des demandes qui attendent votre approbation. Vous pouvez afficher le détail d'une demande d'achat en cliquant sur « Voir demande d’achat » dans cette liste.

C – Approuver / refuser une demande

Depuis la liste des demandes en attente d'approbation (Mon Compte / Demandes d’achat à valider), cliquez sur la ligne qui correspond à la demande à approuver pour accéder à son détail. Depuis chaque onglet de ce détail, un bouton "Approuver la demande" permet d'approuver la demande.

Le mode opératoire pour refuser une demande est les même que celui de l'approbation, sauf qu'il faut utiliser le bouton "Refuser la demande" en lieu et place du bouton "Approuver la demande".

D – Que se passe-t-il lorsqu'une demande d'achat est refusée ?
Lorsqu'une demande d'achat est refusée par un approbateur, l'acheteur qui a émis la demande d'achat est informé du refus par mail. En consultant l'historique des demandes d'achat, il peut retrouver la demande refusée.

E - Historique de demandes d'achat
A tout moment votre demande d'achat apparaît dans Mon Compte / Mes demandes d’achat, et ce quel que soit son statut (validée, refusée ou en cours de validation).

  • Numéro de la demande sur le site
  • Date de la demande
  • Créateur de la demande
  • Statut
  • Nom du valideur à venir
  • Total de la demande
  • Lien vers le détail des postes de la demande

10 - Gérer les utilisateurs

Si vous avez le rôle Administrateur, dans la partie Mon Compte / Contacts, vous découvrez la liste des utilisateurs déjà paramétrés sur le site pour votre société. Depuis cette liste, vous avez la possibilité de créer, supprimer, activer ou désactiver.

A - Créer un nouvel utilisateur
Depuis la liste des utilisateurs, cliquez sur le bouton "Créer" (situé en bas de la liste)pour accéder au formulaire de création d'un nouvel utilisateur. Dans ce formulaire, renseignez au minimum tous les champs obligatoires (marqués d'une astérisque rouge).

Attention : le login et le mot de passe sont sensibles à la casse, c'est-à-dire que les majuscules et les minuscules sont considérés comme des caractères différents.

Rôles
L'attribution des rôles au nouvel utilisateur va lui donner (ou non) accès aux différentes fonctions du site Le site.

·         S'il a le rôle Visiteur, l'utilisateur a accès au catalogue en ligne, peut rechercher des produits, constituer des paniers et des listes de favoris mais il ne peut pas créer de demande d’achat ou de commande.

·         S'il a le rôle Non-acheteur, l'utilisateur a la possibilité de mettre des articles au panier, de créer des demandes d’achat, de sauver son panier courant sous la forme d'un liste de favoris et d'utiliser la saisie express.

·         S'il a le rôle acheteur, l'utilisateur a la possibilité de mettre des articles au panier, de passer commande, de sauver son panier courant sous la forme d'un liste de favoris, d'utiliser la saisie express et de valider des demandes d’achat s’il a été préalablement intégré dans un circuit de validation.

·         S'il a le rôle administrateur, l'utilisateur gère le paramétrage du site pour votre société (gestion des utilisateurs, des adresses de livraison, des circuit de validation).

B - Supprimer un utilisateur
Il est possible de supprimer un ou plusieurs utilisateurs depuis la liste des utilisateurs en cochant sur l’icône ‘poubelle’ située tout à droite pour chaque utilisateur. En cas de suppression d'un utilisateur, l'historique des transactions (commandes, demandes d'achat) est conservé.
Remarque : la suppression d'un utilisateur est irréversible. Si vous souhaitez suspendre temporairement l'accès d'un utilisateur, il est préférable de le désactiver : vous pourrez ensuite le réactiver.

C - Activer / Désactiver un utilisateur
Un utilisateur désactivé ne peut plus accéder au site Le site. Il est possible à tout moment de le réactiver pour lui redonner la possibilité de se connecter.
Pour activer ou désactiver des utilisateurs, sélectionnez-les dans la liste des utilisateurs puis cliquez sur le bouton "Activer" ou "Désactiver" situés à côté des détails dans la liste des contacts.